Modalités
Les modalités de fonctionnement du Comité sont les suivantes :
- Les membres du Comité de vigilance pourront désigner s’ils le veulent, une personne qui peut les remplacer aux rencontres. Cette personne proviendra du même organisme que le membre régulier. Les membres verront à transmettre les informations pertinentes à leurs substituts.
- En présence du membre et du substitut, le droit de vote est accordé seulement au membre. Ce droit de vote est transféré au substitut seulement si le membre est absent lors du vote. Le substitut peut néanmoins participer aux échanges.
- Le Comité de vigilance peut admettre à ses rencontres des observateurs et des personnes-ressources qui pourront intervenir dans la discussion si des membres le désirent.
- Le Comité de vigilance désigne un président pour faciliter les échanges avec l’entreprise et les communications avec les membres.
- Le Comité de vigilance peut désigner un porte-parole pour éventuellement faciliter les échanges avec les médias. Le porte-parole peut être le président.
- Des documents techniques, vulgarisés et courts, servent comme bases des échanges et des discussions.
- Les rencontres sont encadrées par un animateur pour permettre aux participants, aux représentants de Waste Management, aux spécialistes invités et aux autres personnes-ressources d’échanger de façon sereine.
- La fréquence des rencontres et leur déroulement sont déterminés par les besoins d’information des membres et la disponibilité des renseignements demandés. Au moins quatre rencontres seront tenues chaque année.
- Un compte rendu est rédigé après chaque rencontre et envoyé aux membres du Comité pour commentaires et acceptation. Ce compte rendu est accessible à toute personne qui en fait la demande.
- Les réunions du Comité se tiennent sur le territoire de la municipalité de Sainte-Sophie.
- Les sujets de discussion seront approuvés et déterminés par les membres du Comité, à la suggestion de ces derniers ou des représentants de Waste Management.
Le Comité peut préciser ou modifier, au besoin, ses règles de fonctionnement dans le cadre de ses travaux.